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『元データを触らせずに閲覧済みを入力させたい』（なんちゃん）

いつも勉強させていただいています。

業務フローを変えたいと思い、いろいろ考えているのですがどうすればいいのか想像ができません。少し長くなりますが、もしよろしければお付き合い頂けましたら幸いです。

元データとして行ごとに注文情報が入った「商品注文マスタデータ.xlsx」があります。

【現在のフロー】

1.注文情報をテキストメールで私が受け取る。
2.内容に合わせて担当者にメールを転送。
3.担当者の携帯電話のSMSに「メールを送った旨」を連絡
4.私が「商品注文マスタデータ.xlsx」に内容を手入力
5.担当者が注文処理終了の旨をSMSでこちらに連絡
6.連絡を受けて私が「商品注文マスタデータ.xlsx」の該当行に処理日時と担当者名を入力

【希望するフロー】

1.注文情報をテキストメールで私が受け取る。
2.担当者の携帯電話のSMSに「注文が入った旨」を連絡
3.私が「商品注文マスタデータ.xlsx」に内容を手入力
4.担当者が「商品注文マスタデータ.xlsx」を閲覧して注文内容を処理
5.担当者自身が「商品注文マスタデータ.xlsx」の該当行に処理日時と担当者名を入力

つまり、私から担当者への注文情報メール転送をなくして、共有サーバーにある「商品注文マスタデータ.xlsx」を直接確認してもらって、さらに処理済み入力を本人にさせたいということです。

その際、不特定多数の担当者が「商品注文マスタデータ.xlsx」を直接触ることになるので、考えられるのは以下の問題です。（担当者はPC苦手勢多数です）

・勝手なデータ改変が発生する
・勝手にプリントアウトする（何行もあるデータを一括で印刷する恐れも）
・データを削除される（共有サーバーにあるデータごと切り取って自分のローカルPCに持っていくという事件がけっこう起こります）

理想的な形として考えているのは以下のような形です。

■担当者は閲覧用の別ブック「商品注文閲覧用データ.xlsx」を閲覧
■「商品注文閲覧用データ.xlsx」では、基本データの改変はできないように保護、処理日時と担当者名だけ入力させて「商品注文マスタデータ.xlsx」に反映。
■もし、可能であれば1レコード単位で表示する形式にして、前後のレコードを参照したり印刷もしたい

アクセスを使ったら？というご意見が出そうですが、うちの会社のPCには入っていませんのでエクセルで実現したいです。
入力用フォームを使えば出来そうな気もしたのですが…

実現可能なのかどうか、ご指南いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。

＜使用 Excel：Excel2010、使用 OS：Windows7 ＞

データベースで処理すべき内容ですね。Accessでは役不足であり、ちゃんとしたDBサーバサービス（別にサーバPCでなくても良いですし、無料のRDBMSで十分）を使うべきです。 Excelをみんなで編集するなんて、壊れてデータが読めなくなって業務停止する未来しか見えませんよ。

または、商品注文マスタデータ.xlsx を担当者人数分用意し、それぞれに分配してあげるとか？でも、担当者がブックを開きっぱなしだと、他人はデータ追加できませんよね。この案は運用面で駄目な気がします。Excelだけで複数人同時、というのは、どうやっても破綻しそうです。

別案で、知らないとちょっと難しく感じるかも知れませんが、TracLightningとかRedmineのような、無料のトラッキングサーバサービスがあります。これは通常、問題が発生した場合等にメモしておき（チケットを発行する、と呼びます）、誰が担当するか割り振ったり、内容更新できるものです。新規作成時や内容更新時、担当者に自動でメール通知もできます。途中で担当者を変更する事も可能。また、全ての情報は、Web画面から一覧表示でき、未解決のものだけ表示したり、期限切れのものを強調表示できます。Webサービスなので、何人で同時に使っても問題ありません。外部サーバを利用すると月額料金を取られますが、自前のPCにサービスをインストールするなら、やる気さえあれば全て無料でできます。管理者以外意識する事はありませんが、内部的にはDBサーバサービスを利用しています。

これを、注文情報の管理に使うのです。データはDB内ですが、Web画面からCSV等でファイル出力もできます。 SMS送信はできないと思いますが、昨今では皆スマホ所持であり、携帯電話の人はあまり居ないかと思うので、メール通知だけで十分に思います。試してみる価値はあると思いますが、いかがでしょうか。プロに発注すると何百万もかかるくらいの内容が、無料で構築でき、運用の手間も削減できますよ。
（???） 2017/03/23(木) 20:57

コメントありがとうございます。
やはり無理ですか…

DB使いたいのはやまやまなのですが、私の力ではちょっと無理そうです。（実は以前別件でRedmineを導入しようとして挫折したことがあります。）

それに、昭和を引きずったたままのような会社で、エクセルで名前を打ち込むのがやっとのようなレベルの人ばかりですので、新しいツール導入となるとその教育が出来る気がしないんですよね。

使い慣れたエクセルでなんとかできればと思ったのですが…諦めるまでにもう少し考えてみます。

（なんちゃん） 2017/03/24(金) 10:15

Redmineは、使う人からみると、ただのブラウザで開くホームページですよ？ PCに詳しくない人だって、ブラウザは使えます。動いてしまえば、Excelより簡単です。（利用者には簡単な事しかさせないから、データを壊す、とかできないのです）確かに、慣れないと環境構築が意味不明かも知れませんが、導入した人のページを参考にすると良いです。

例えば、ブログとか掲示板とか、個人で開設している人はいっぱいいますよね。こういうサービスはDBとWebサーバサービスを駆使して作られているわけですが、ブログ書いている人って、DBなんて全く知らずに使ってますよね？これと同レベルなのですよ。
（???） 2017/03/24(金) 10:23

こんにちは

商品注文マスタデータの各レコード（3.私が「商品注文マスタデータ.xlsx」に内容を手入力）は
担当者コードとかで判定出来るのですか？

ExcelでAccessのDBは作成出来ますし、Excelでも商品注文マスタデータは共有ファイルとして、
商品注文閲覧用データ.xlsmを開く際に担当者コードを入力させて、商品注文マスタデータの
自分の担当分だけを表示したり、編集したりは出来るかと思います。

但し、各レコードを特定出来るキー項目が必要です。

（ウッシ） 2017/03/24(金) 11:47

データの改変・削除はこちらが内容入力後の保存の際にバックアップファイルを吐かせるルーチンにするだけでもよいかと思います。
ただフローで気になる点が。

2と3は逆にするべきでは？こちらの入力中に担当者がファイルを見て「まだ入っていないじゃないか」と文句を言われそうな気がするのですが。

本筋から逸れますが???氏はよほど良い環境で働いているのでしょうな。そんな簡単に導入できるなら苦労はしない(小さな会社なら別でしょうが)。認識にも差があるように感じる、利用者のレベルを甘く見すぎ。下には下がいるのです。
（名無し） 2017/03/24(金) 12:35

 アイデアだけですけど、

 体制として、以下の２種類のブックを作る

 (1)「商品注文マスタデータ.xlsx」(今まで通り）

 (2)「○○さん専用商品注文マスタデータ.xlsx」(担当先限定ブック）

 ※担当者は、「○○さん専用・・ブック」しか見れないし、触れない。

 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 1．.注文情報をテキストメールで私が受け取る。

 2-1.私が「商品注文マスタデータ.xlsx」に内容を手入力

 2-2 (専用プログラムで）
 　　2-1で手入力したデータを「○○さん専用・・ブック」に追記する。。

 3.担当者の携帯電話のSMSに「注文が入った旨」を連絡

 4.担当者が「○○さん専用・・ブック」を閲覧して注文内容を処理 
 5.担当者が「○○さん専用・・ブック」の該当行に処理日時と担当者名を入力

 6.(専用プログラムで）
 　適宜、「○○さん専用・・ブック」を読みに行き、
 「商品注文マスタデータ.xlsx」をアップデートする。

（半平太） 2017/03/24(金) 19:57

たくさんのコメントをありがとうございます。
返信が遅くなり申し訳ありませんでした。

◇???様
再度ご返信ありがとうございました。
そもそもRedmineの導入にRubyが必要ですよね…私はそこで挫折してしまったんです。それと、ユーザーはインターネットとブラウザの違いが分らないレベルのオジサマ方が大半なので、見たことのない画面というだけで高いハードルを感じられる可能性が高いんですよ。昭和感の漂う会社はなかなか大変なのです。

◇ウッシ様
残念ながら、そもそもACCSESSがインストールされていないのです。でも、エクセルで似たような動作が出来ないものか考えました。

◇名無し様
＞2と3は逆にするべきでは？こちらの入力中に担当者がファイルを見て「まだ入っていないじゃないか」と文句を言われそうな気がするのですが。
確かにそうですね（笑）
気を付けたいと思います。

＞下には下がいるのです。
そうなんですよね～。どんなに下の人でもトラブルなく使える「ラクラクホン」並みの簡単なものでなければいけないと思うので悩みました。

◇半平太様
具体的なアイデアをありがとうございます。

 ＞ 6.(専用プログラムで）
 　適宜、「○○さん専用・・ブック」を読みに行き、
 「商品注文マスタデータ.xlsx」をアップデートする。
これをどんなふうにするのかを考えてみました。

ただ、担当者の人数は多いのですが、1日に処理する件数はせいぜい10件未満程度なので、同時処理をする危険性はそれほど高くないと考えています。
ですのでファイルを開いた時に「他の人が開いています」メッセージが出たら閉じて、後で処理してもらうということでいいかな、と思っています。

閲覧用ブック「商品注文閲覧用フォーム.xlsx」の仕様は以下のように考えています。

●「商品注文閲覧用フォーム.xlsx」を開いたら、同時に「商品注文マスタデータ.xlsx」を非表示で開く
●最新1レコード分の各項目をVLOOKUPで表示させる（セルは保護）
●1か所だけ入力できるようにテキストボックスを設置して、処理者の名前を入力できるようにする
●テキストボックスに何か入力されたら印刷ボタンがアクティブになる
●印刷ボタンが押されたら印刷して、同時にテキストボックスに入力された名前と印刷日時を「商品注文マスタデータ.xlsx」に記入
●前へ・後ろへボタンを付けて、以前のデータも閲覧できるようにする
●「商品注文閲覧用フォーム.xlsx」を閉じると同時に「商品注文マスタデータ.xlsx」を保存して閉じる

現在も送ったメールを出力してファイリングしているようなので、印刷をフローに入れました。同時に処理済みチェックも出来るようにしてみました。

うまくいくか分かりませんが、ちょっと頑張って作ってみようと思います。

（なんちゃん） 2017/04/04(火) 12:08

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