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『Excelの表からWordへの差し込み印刷したい』（ふぁる）
OS:Windows7 Excel2010、Word2010
はじめまして。Excel及びWordの利用について教えていただきたく投稿致します。
Excelで作った請求リストを元にWordに差し込み印刷をしたいと考えているのですが、 請求リストの情報が請求する詳細によって入力しているセルの数が違います。
1社ごとに ・プラン（10通り） ・オプションサービス1（特定のプランのみ選択ができるよう入力制限有り） ・オプションサービス2（基本料＋（単価×利用者数が追加されるケース有り）） ・オプションサービス3（基本料のみ） ・初期費用 ・プランに対する初期費用 ・オプションサービス１に対する初期費用 ・オプションサービス２に対する初期費用 ・オプションサービス３に対する初期費用 ・各種値引き ・プランに対する値引き ・オプションサービス1に対する値引き ・オプションサービス2に対する値引き ・オプションサービス3に対する値引き ・オプションサービス1の初期費用に対する値引き ・オプションサービス2の初期費用に対する値引き ・オプションサービス3の初期費用に対する値引き
という情報を1列で順に入力をしていっております。
会社は100社分ほどあり、オプションサービスや初期費用については各社バラバラの請求のため、 Excelの表では空白になっているところが多々あります。
これを、以下のようなWordに差し込み印刷をする場合、各フィールドを場所を指定して差し込む事になってしまい、 請求明細があちこち歯抜けのものになってしまいます。
各種初期費用 <<オプション1の初期費用>> <<金額>> <<オプション2の初期費用>> <<金額>> <<オプション3の初期費用>> <<金額>> 月額基本料金 <<プラン>> <<金額>> <<オプション1>> <<金額>> <<オプション2>> <<金額>> <<単価>> <<数量>> <<金額>> <<オプション3>> <<金額>> 各種値引き <<プランに対する値引き>> <<金額>> <<オプションサービス1に対する値引き>> <<金額>> <<オプションサービス2に対する値引き>> <<金額>> <<オプションサービス3に対する値引き>> <<金額>> <<オプションサービス1の初期費用に対する値引き>> <<金額>> <<オプションサービス2の初期費用に対する値引き>> <<金額>> <<オプションサービス3の初期費用に対する値引き>> <<金額>> <<消費税>> <<合計>>
表の<<>>でくくっていない文字の位置は変えず、 各項目の中でデータがなかったものは上に詰めて差し込みたいと考えています。 Excel側で空白を削除してデータを左に詰めると、 月額基本料金の枠に入るべきものや各種値引きの枠に入るものの位置までずれてしまい、 値引きなのに、月額基本料の中に入ってしまったりしてしまいました。
わかりにくい説明となり恐縮なのですが、どの様に解決をすると良いか、ご教示いただけませんでしょうか。 なお、マクロは記録したものを少し変えて自分の目的にあった内容にするという程度にしか理解をしておりません。
どうぞよろしくお願いいたします。
＞ という情報を1列で順に入力をしていっております。
「1列」とは縦に入力していると云うことですか？ それとも横１行のことですか？
差し込み印刷って、１社、横１行だと私は思っているのですけど。
(半平太) 2012/10/13 17:11
>> という情報を1列で順に入力をしていっております。 > 「1列」とは縦に入力していると云うことですか？ それとも横１行のことですか？ > 差し込み印刷って、１社、横１行だと私は思っているのですけど。
おっしゃるとおり、横一列で表示しております。
(社名),(住所).(プラン),(プラン金額),(オプション1),(オプション1金額),(オプション2),(オプション2数量),(オプション2単価)...
といった感じにしております。プランの金額はプランで選択されたものをみて、別シートにある料金を表示、オプション1の金額等につきましても同じように 別シートを参照して選択されたものによって金額を表示しております。
またそれぞれのオプションには、弊社サービスの固有名詞が入っており、1は利用がありませんが、2の利用はあるといったケースがほとんどで、表の全てが埋まっていることはありません。
他、提示の足りていない内容等ございましたら、ご指摘くださいませ。
(ふぁる)
上のサンプルでは、オプション２だけが<<単価>>と<<数量>>も表示するようになっているので、 何かのサービスの利用がないとき、ワードでは上に詰めて表示すると云っても、 表示項目数が違うので、難しい気がします。 （私よりスキルの高い人がいいアイデアを出してくれるといいのですが・・・・）
なので、ワードはもう少し画一的なフォーマットにして、エクセルの表のデータを アレンジすることによって、上に詰めたように見せるのが精いっぱいかと思います。
・・・と云っても何のことか分からないでしょうが、私のイメージは以下の様なものです。
この部分なんかは、下の様な形にする（オプション１には単価がなくともです） ↓ ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 月額基本料金 <<プラン>> <<金額>> <<オプション1>> <<金額>> <<単価>> <<数量>> <<金額>> <<オプション2>> <<金額>> <<単価>> <<数量>> <<金額>> <<オプション3>> <<金額>> <<単価>> <<数量>> <<金額>> ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
そして、もしオプション1があれば、単価・数量には空白が出るようにエクセルにデータを入れる （まぁ、空白ですから「入れない」と云う方が正しいかも知れません）
もしオプション1が利用されない場合は、オプション2のデータが一番上に表示される様に塩梅する。 つまりエクセル上、利用されたサービスのデータが左詰になるように数式またはマクロで工夫する。
エクセル側のイメージ ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ＜入力データ＞ ＜入力データを見て左詰にする。差し込み印刷はこっちを見る＞ 行 _A_ _B_ _C_ ___D___ __E__ ___F___ ___G___ ___H___ __I__ _J_ _K_ ___L___ _M_ ___N___ __O__ _P_ _Q_ _R_ __S__ __T__ __U__ _V_ ___W___ 1 OP1 N/A N/A OP1金額 OP2 OP2数量 OP2単価 OP2金額 OP3 N/A N/A OP3金額 作業列 1-1 1-2 1-3 1-4 2-1 2-2 2-3 2-4 3-1 2 OP2名 3 4 12 OP3名 N/A N/A 50 OP2名 3 4 12 OP3名 空白 空白 12 空白→
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
言うは易く、行いは難しの感はありますね・・・・m(__)m （現物が目の前にないと回答側としては具体案を提示しにくいです。）
(半平太) 2012/10/13 20:23
半平太様
ご意見ありがとうございます。
データ量が今後増えていく事と、作業者が私以上にエクセルに不慣れなため、 入力を工夫しての対応が難しい状況にあり、頭を悩ませていました…。
実際オプションサービスの一つのみ単価と数量が発生する状態ではあるのですが Word側も表を作成しておりますので、そこはおっしゃるような表にはなっておりました。 実際には入力がないため、記述を省略しておりました。
エクセル側で左詰めでデータが並ぶような工夫も、純粋に空白セルを選択し削除した場合 全てが左詰めになってしまうため、各種初期費用、初期費用、各種値引きの境目がなくなり、 要求された表示が満たせない状態になり、どうその空白のセルを上記３つの分類の中で 左詰めにすることができるのかが、全く思いつかない状態です…。
計算式をいれるにも、見に行ったセルに情報がなければ隣を参照せよ…まではいいのですが 隣を参照して詰めた場合、その次のセルの計算式はどうしたものかということも思いつかず…
とはいえ、配置のアイディア次第だとは思っているので、もう少し頑張ってみます。 お時間をさいていただき、ありがとうございました。
(ふぁる)
＞ 実際オプションサービスの一つのみ単価と数量が発生する状態ではあるのですが ＞ Word側も表を作成しておりますので、そこはおっしゃるような表にはなっておりました。
それなら話は早いと思います。
＞ エクセル側で左詰めでデータが並ぶような工夫も、純粋に空白セルを選択し削除した場合
「削除」はしないのです。 上で述べたアイデアは、入力データはそのままにして、右方の作業列に左詰で表示することにしましたが、 もう一枚シートを挿入し、そっちに差込用として出す方が分かり易かった、と反省しております。
＞ 全てが左詰めになってしまうため、各種初期費用、初期費用、各種値引きの境目がなくなり、 ＞ 要求された表示が満たせない状態になり、どうその空白のセルを上記３つの分類の中で ＞ 左詰めにすることができるのかが、全く思いつかない状態です…。
この部分は純粋にエクセルの問題ですので、なんとでもなりますよ。 左詰は「基本項目」単位に行います。つまり、基本項目の位置は動かさないようにします。
反省点を生かして、もう一度イメージをアップします。
<入力>シート 行 ____A____ ___B___ ___C___ ___D___ ___E___ ___F___ ___G___ ___H___ ___I___ ___J___ ___K___ ___L___ ___M___ 1 会社名 OP1 N/A N/A OP1金額 OP2 OP2数量 OP2単価 OP2金額 OP3 N/A N/A OP3金額 2 パナ OP2名 3 4 12 OP3名 50 3 ソニック OP1名 80 OP3名 70
<差込用> 行 ____A____ ___B___ ___C___ ___D___ ___E___ ___F___ ___G___ ___H___ ___I___ ___J___ ___K___ ___L___ ___M___ 1 会社名 差込1-1 差込1-2 差込1-3 差込1-4 差込2-1 差込2-2 差込2-3 差込2-4 差込3-1 差込3-2 差込3-3 差込3-4 2 パナ OP2名 3 4 12 OP3名 50 3 ソニック OP1名 80 OP3名 70
差込用シートへの書き出しは、数式よりマクロの方が簡単な気がしています。
いずれにしても、処理項目が複数ありますので、そちらから真正なレイアウトをアップして いただかない限り、実際に使えるような具体案は作れません。 （あ、私はですけどね。どなたか親切な人が頭をフル回転させて作ってくれるといいのですが）
(半平太) 2012/10/14 11:25
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