[[20040208132642]] 『データべースを作りたいのですが』(masayo) ページの最後に飛ぶ

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『データべースを作りたいのですが』(masayo)

度々の質問で申し訳ありません。OSともにXPです
早速ですが、前回も色々試行錯誤しながらがんばったのですが、思うようにいきません。そこで再チャレンジです。作りたいものは
顧客管理リストなのですが、前回の中身は、フォルダの中にブックが300件程アリ中のシートに

物件名    住所

日付  部屋番号   仕事内容

が入っていました。
並べ替えをしても、次に開いたとき(ブックが)又どこかへいってしまい探すのに苦労したのです。そこで、前に使っていたのですが、(アクセサリーの中にある、アドレス帳)
あれを使っていたのです、仕事内容はその他のメモのところで、これはこれで不便なところがあり、窓が狭いので入力しにくいのです。何故か一枚印刷したつもりでも、2枚印刷してしまいます、2枚目はフッターの2のみ
それで今度こそはと
シートに物件名・住所のみ入力し
そこからメモ書き見たいな所へ行き印刷は物件名、住所、メモ書きが印刷できるようにしたいのですがそのようなことが出来るのでしょうか?
検索もしたいのです、住所検索とか、メモ書き検索とか
どのように表現してよいのか分からず言葉が足りないかも知れませんがよろしくお願いいたします


 過去ログにある
[[20031106150337]] 『[あ]と[ア]の並べ替えについて』(masayo)
さんと、同じ方でその続きの質問でしょうか?

 ご質問の
 >前回の中身は、フォルダの中にブックが300件程アリ中のシート...
これはすごいですね、300のブックとは(個人レベルでしか考えつかないので、、)
(まさかフォルダ、ブック、シートの区別認識が違ってる? なんて事は無いですよね)スミマセン
1つのブックに何件のデータが入っているのでしょうか?(1つのブックに物件名がいくつ有るのですか?)
1つのブックに統一できないほど大量のデータ数なのでしょうか?

 >物件名    住所
 >日付  部屋番号   仕事内容
と1つのデータを2行に分けて入力してるのですか?(書き込み間違いですか?)

   A        B       C        D           E
 物件名    住所    日付    部屋番号    仕事内容
等と1つの物件を、1行に入力したほうがいいですね。分けるとデータベースとして活用しづらいです。

 >アクセサリーの中にある、アドレス帳
凄いところに目を付けたんですね、使い方によっては便利そうですが、、
データベースとして活用するのでしたら、これは一度忘れたほうがいいかもしれませんね。

 いろいろ書きましたが、ポイントは
*全体で(300のブックに入っているという)物件数は何件位でしょうか?
*前回、KAMIYAさんも書いてますが、フォルダ、ブック、シートの認識は大丈夫でしょうか?(失礼)
*1つの物件を1行に入力したとして、それからどのようにしたいのでしょうか?
以上を整理してもう一度書いてくれれば、
詳しい方が教えてくれるかもしれませんね。   (jun53)


 masayoさん、お久しぶりです。
情報をブック分けして管理されているのだと思いますが、
300もブックがあるとそれはデータベースとして使いにくい、
いや、はっきり言いましょう、データベースとしては用を成しません。
データベースとも呼ばないかもしれません。
(言い方がきつく聞こえるかも。スミマセン)

 データベースとはある一定の決まりで入力されているデータ(レコード)の集合
をつくっておくことです。その集合から必要な情報を随時に取り出すことを目的とします。
もともとのデータがひとつのフォルダにあるとはいえ、300以上に分散していて、
なおかつそれが増えていくとすれば、私にはどうやって検索するための手段を
講じていいか、わかりません。

 Excelはどのブックにあるかはっきりしている情報を検索するのは得意ですが、
どのブックにあるかわからない情報を検索するのは非常に苦手であると思います。
そのためには「どのブックにどんなデータが入力されているか」のリストを
あらかじめつくっておかなければなりませんが、そんなことをするのなら
ブックをわざわざ分けずに一つのブックに全てのデータを入力しておけばすむのです。

 masayoさんがどのような理由でブックを分けているかわかりません。
顧客別に別々の写真などが貼り付けてあって、ブックわけする必要があるのかもしれません。
それを印刷する必要があって、ブックを分けておきたいのも心情的にわかります。
が、その場合でも方向性は別です。

 顧客管理をするのならそのためのデータを一元的に入力した
ひとつのシートを作成します。必要な全ての情報を一箇所にまとめてください。
これがデータベースです。つまり、資料を作るベースとなるものです。
このような形にしておけばいかようにもデータを加工できます。
そして、顧客ごとにブックが必要ならそのブックへデータベースの情報を
抽出するのが「データベース」としての使い方です。
元となるデータは一箇所にまとめたデータの中にあるので
「あの情報はどのブックにあったかな」と探す必要はなくなります。

 結論はデータベースはデータが分散していては非常に使いにくい、
ということです。(データの場所が分散している時点でデータベースとは呼べませんが)
顧客情報を能率よく管理したいのなら早めに全てのデータを
ひとつのブック(シート)に集約する対策をとることをお勧めします。
(KAMIYA)


すいません、説明不足で、ブック分けしたのは、どうしたらいいのか、わからなかったからです。(初心者なもので)
はじめから説明します。
シートの中身
(B2)物件名
(B4)住所
(A5)日付  (B5)部屋番号   (C5)仕事内容
仕事内容はその月にやった仕事を随時入力していくようにしています。
このままプリントアウトしています。
ですので、ブックが300件程になってしまったのです。
印刷の出来上がりが
(B2)物件名(B4)住所
(A5)日付  (B5)部屋番号  (C5)仕事内容
となればいいのです。
シートに物件名と住所などのみ入力してそこから日付・部屋番号・仕事内容のところへいけたらと思うのですが。
(masayo)


 結構複雑そうですね。
やはり、KAMIYAさんの出番ですね。   (jun53)


 運用の問題ですね。
 繰り返しますが、大量に発生するような管理のし方そのものを改めるべき。
ご希望の処理はVBA(マクロ)を使用すれば可能だとは思いますが、
このままでは泥縄的にブックだけが増えていく状況に変わりはありません。
現在の状況を何とか利用したいお気持ちは理解できますが、
  A     B           C        D             E
物件名 住所      日付  部屋番号   仕事内容

 というようなリストへ、ばらばらのブックの内容を転記しそこから情報を
抽出するのは検索関数の守備範囲です。マクロを使うまでもありません。
(300件以上は大変な作業とは思いますが)ひとつのシートへデータをまとめることを
「再度」お勧めします。

 「そんなコンジョーなぁーい」という場合は、(物件のブックを単に開きたいだけなら、)
HYPERLINK関数を使用して物件ブックを直接開くような方法を代替案とさせていただきます。
次の関数はA1に入力されたブック名を元にブックへのハイパーリンクをセルに作成します。

 =HYPERLINK("C:\TEST\"&A1&".xls")

 XPではブックが存在すれば、関数を入力したセルをクリックして該当ブックを開きます。
(2000ではうまくいかなかったような気がしますが)
(KAMIYA)これから雪かきなのでマクロを組む時間がありません。他の方に譲ります。
(笑)


ご指導ありがとうございます。
この際ですので、現在使用しているものは、無しにして、もう一度、再チャレンジしたいと思います。  
最初に何から手をつけたら良いでしょうか?
シートに物件名・住所を入力することから始めたらいいでしょうか。よろしくお願いします
(masayo)


 再チャレンジですね。とりあえず私が前座です。
1つ目のポイントは
1つのブックの1つのシートにデータをまとめることです。
その際に、1データ(1物件)は1行に納める、です。
 例えば

      A	        B       C         D            E
 1  物件名     住所     日付     部屋番号     仕事内容
 2  A商事      大阪     1月1日     1234
 3  B物産      京都     5月5日     9876
 4  C鐵工      東京    12月31日    7654
 5  Dネット    沖縄     7月7日     2379

 のようにして、以下、データ(物件)を下方へ続けて入力します。
住所や、仕事内容は「文字数」が多くなる事が想像され、
印刷時に不都合になることが有りそうですが、
とりあえず、列幅を広げるなどして全部打ち込んでシートを完成させて下さい。
又、セルの結合はしないで下さい。後々困ることがあります。
データ加工は、あとで出来ます。

 このデータベースが完成すれば、並べ替えや検索などの質問をしても
沢山の回答者さんが教えてくれると思います。
又、もっといい方法などがあれば、KAMIYAさんをはじめ他の方達が
追加書き込みをしてくれると思います。   (jun53)


まだまだ説明不足でした。
 物件名
 住所
 日付     部屋番号     仕事内容
 1/1      205        *****
 2/4      203        *****
 3/15      105       ******
と印刷できればよいのですが。
(masayo)


 これでしたら「ブック別管理」をしたい、との気持ちもわかりますね。
しかし、これさえも「シート別管理」でしょうか?
印刷も雛形を作ってあれば楽ですね。

 1ブックにシートは何枚まで OK でしょう?(わたしはわかりません)
300件程のシート別で「並べ替え」「検索」「その他諸々」

 わたくし、限界ですね。
KAMIYAさん、並びに皆様方、よろしくおねがいします。   (jun53)


 とりあえず「印刷」のことは忘れてください。
jun53さんとわたしは「まず使いやすいデータベースを完成させること」をお勧めしています。
何度も繰り返しますが、「ばらばらのブック」にデータが載っているのでは検索もできません。
現状では「300ものブックから手作業でそのデータを探してください」としか言えません。
(KAMIYA)


 上のレイアウトで「オートフィルタ」機能を使えば、A商事のデータを抽出して
 日付の上に物件名を入力またはコピーして、住所は物件名をキーにVLOOKUP関数で
 参照して表示させ、A列・B列を非表示または印刷範囲外に指定すれば
 1件ずつの指定にはなりますが、一応印刷できると思います。
 こんな方法では駄目でしょうか?
 物件名がオートフィルタで抽出したデータの1件目の名称を表示させることができれば、
 尚いいのでしょうが、私の力量ではわかりません、ごめんなさい。(スー)


とりあえず物件名と住所をせっせと入力しています。シート1にあ行、シート2にか行を入れてみようと思うのですが、よろしいでしょうか?
(masayo)


 くどいようですが、データは一箇所へまとめてください。
データを分けるとエクセルの機能は生かせません。
データを分けたくなるのはわかりますが、紙に書いた住所録を作っているのでは
ないのです。人間が見るときはシートに分けてあったほうが見やすいかもしれませんが、
今回はコンピューターに検索してもらうのですから、コンピューターが検索しやすいように
データを作ってやる必要があるのです。
そのためにもひとつのシートへまとめてください。
(KAMIYA)


 ざっとしか読んでいませんので、見当違いならごめんなさい。

 300のブックのデータを1ブックの1シートにコピペで移せますか?
 1ブック約300件で、300ブックだと9000件(9000行)なので、
 1シートで十分納まりますよね?

 メインのデータベースを作っておいて、あとは利用方法に応じて
 日付別や住所別にでも、自由にシートで分ければ良いかと思います。(コピーで。)

  (INA)


 masayoさんは、なかなか納得いかないでしょうか(笑) 印刷が心配なのですね。

      A	       B        C         D            E
 1  物件名     住所     日付     部屋番号     仕事内容
 2  A商事      大阪      1/1       205
 3  B物産      京都      5/5       203
 4  C鐵工      東京     12/31      105
 5  Dネット    沖縄      7/7       307
 7  B物産      京都      8/10      704
 8  Dネット    沖縄      7/13      102
 9  A商事      大阪      6/9       406

 のように、追加したいデータが発生した段階で下行にドンドン追加していけば
 立派なデータベースになります。
 これが完成すれば
 印刷シートを独自のレイアウトで別に作成して、それに表示させることも出来ますよ。
 書き込みしてくれた

 物件名
 住所
 日付     部屋番号     仕事内容
 1/1      205        *****
 2/4      203        *****
 3/15      105        ******

 のようなレイアウト表でも、[物件名] を入力すれば該当する全てのデータが
 出てくるようにもできると思います(追加日付分等も含めて)
 (この印刷シートを 300 作ればいちいち入力しなくても済みますが、
  それでは又探すのにイタチごっこですね)作っても1シートから数シートと思います。

 また、オートフィルタを使っての、いろんな抽出方法もあります。

 でもそれには、皆さんが仰有るようにデータベースの完成が先ですよ。
 頑張って下さいね。   (jun53)


いろいろご指導ありがとうございます。
今現在、物件名・住所のみ入力がおわりました。
その後どうすればよいのでしょうか?
300件1シートにすべていれました。
日付・部屋番号・仕事内容などどのように入れたらよいでしょうか?
(masayo)


(jun53)さんがレスで例にしてくれていますよ。(KAMIYA)


ご指導ありがとうございました。現在、半分弱位(500行)入力できました。
がんばっています。
(jun53)さんの例に習って。
 物件名
 住所
 日付     部屋番号     仕事内容
 1/1      205        *****
 2/4      203        *****
 3/15      105        ******
のように印刷するにはどのようしたらいいでしょうか?
(masayo)

 masayoさん、作業どうもご苦労様です。
 KAMIYAさんや皆さんが後ろに控えてますから、わたしは気軽に書き込めますよ。

 データ入力シートを [Sheet1]、 印刷シートを [Sheet2] として説明します。
 (シート名は後で好きな名前を付けられますし、数式も自動で修正されます)

 Sheet1
      A	       B        C         D            E       F        G
 1  物件名     住所     日付     部屋番号     仕事内容  (1列空き)   
 2  A商事      大阪     1/1      205      *****                 [G2 ここに数式を入力]

 G2 に
=IF(A2="","",A2&COUNTIF(A$2:A2,A2))
 と入力し、下方のデータが有る所までドラッグコピーします。余分に下方コピーしておいても良いでしょう。
 $ の付け方を間違えないで下さい。(この G列は、非表示にしてもいいでしょう)

 >印刷の出来上がりが(B2)物件名、(B4)住所、(A5)日付、(B5)部屋番号、(C5)仕事内容となればいいのです。
 ということですから、
 Sheet2 のレイアウトを以下とします。
        A              B                C 
 1
 2    物件名
 3
 4    住所
 5    日付     部屋番号     仕事内容
 6    1/1      205        *****
 7    2/4      203        *****
 8    3/15      105        ******

 B2 に「物件名」を入力(例えば:A商事 等と)

 B4 に
=IF(B2="","物件名を入力して下さい。",IF(ISERROR(VLOOKUP(B2,Sheet1!A:G,1,FALSE)),"該当する物件は有りません。",VLOOKUP(B2,Sheet1!A:G,2,FALSE)))
 (↑これをコピーして、”テキスト”で B4 に貼り付ければ簡単でしょう)

 A6 に
=IF(COUNTIF(Sheet1!$A:$A,$B$2)<ROW(A1),"",INDEX(Sheet1!C:C,MATCH($B$2&ROW(A1),Sheet1!$G:$G,0)))
 と入力して、C6 までコピー。A6:C6 を下方必要範囲までコピー。(書式は設定し直して下さい)

 以上で印刷出来ると思います。
 但しこれは「1物件」だけの印刷で、その都度物件名を入力し直す作業が必要です。
 が、とりあえずこの通りのセルに入力して、うまく表示出来るかどうか試して下さい。

 この後で、「この列、行に表示させたい」など変更がありましたら
 ご希望の具体的な [セル番号: A2 とか B3] や [範囲] 等を書いて下さい。
 以上の方法がだめでも、他の皆さんが回答してくれると思います。   (jun53)

 ↑ 少し、訂正しました。   (jun53)

すいません。うまくいきません。
Sheet1

      A	       B        C         D            E       F        G
 1  物件名     住所     日付     部屋番号     仕事内容  (1列空き)   
 2  A商事      大阪     1/1      205      *****                 

のところが

     A	       B        C         D            E       F        G    H
 1  物件名     住所     日付     部屋番号     仕事内容   金額    備考 (1列空き)   J(数式)
 2  A商事      大阪     1/1      205      *****       ****      ***    
となり、sheet1はうまくいきました。
sheet2の方が、うまくいきません。
A5に数式を入れたのですが(コピーして)、0になりますどうしたらいいでしょうか?

sheet1の範囲が変わったので、変更したのですが、よろしくお願いいたします。
(masayo)


 (jin53)さんの方法とは全く違うのですが、下記のような方法はどうでしょうか?
 説明不足があるかもしれませんが、参考にしてみてください。
  1.Sheet2の物件名の下に1行挿入。住所の下に2行挿入。
  2.住所の下に=vlookup関数で住所を参照させる
  3.5行目に印刷したい項目だけをコピーで貼り付ける(sheet1の項目をコピーで)
  4.フィルターのオプションを使用するsheet2の方でフィルターのオプションの設定開始。
  5.そこからリストをシート1のデータ範囲を選択(Ctrl+Shift+*)して検索条件範囲と抽出範囲をシート2の場所の設定。
  6.抽出範囲を選択するときは指定範囲をON。
 抽出させてそれでいいならばマクロの自動記録(4.から6.)をしておくと物件名を変えてそのマクロをはしれせれば、データが増減しても抽出されるとおもいます。
 くれぐれも最初に一度抽出してみてから同じ操作をマクロの自動記録を行ってください。念の為、
 自動記録する前にそのデータを別名で保存してから行った方が安全だと思います。
 (jin53)さんすいません。横から全く別の回答を書いてしまいました。
 (masayo)さん混乱させているかもしれませんが、すいません。
(みーこ)

 みーこさん、フォローありがとうございます。

 masayoさんが、書いてくれた
 Sheet1
     A   B   C   D    E      F         G    H
 1                 仕事内容   金額      備考  (1列空き)   J(数式)
 2                 *****       ****      ***

 の表で(数式)が入るのは、I と J のどちらでしょうか?(空き列が2列ありますか?)
この数式は Sheet2 A5 の数式の[検索値]になります。
もっともこの数式はデータ入力とは直接関係が無いので、データ入力時に目障りでしたら、
「非表示」にするか「列幅を狭くして」文字が見えなくなってもかまいません。
又、将来項目が増えて列を増やしたい時は、[備考] と、[空き列] の間に挿入して下さい。
そうすれば、Sheet2 の数式は自動的に修正されます。
(数式の左側に列を増やす分には、自動修正してくれます)

 Sheet2
 B4 の住所表示は OK ですね。

 日付は A5 から表示させるのですね。
  A5 に
=IF(COUNTIF(Sheet1!$A:$A,$B$2)<ROW(A1),"",INDEX(Sheet1!C:C,MATCH($B$2&ROW(A1),Sheet1!$J:$J,0)))
   と入力して、C5 までコピー。A5:C5 を下方必要範囲までコピーです。

  上の数式の後半部分です。(修正する時の参考にして下さい)
=IF(,,,,,MATCH($B$2&ROW(A1),Sheet1!$J:$J,0)))
                                    ↑この範囲を Sheet1 の数式列と同じにする。
                                      数式が J 列ならこのまま、  I 列なら   Sheet1!$I:$I   です。

 これで、表示出来ると思いますが、ダメなら又書き込みをして下さいね。   (jun53) 

 いえいえ、jin53さん全くフォローになっていないと思います。(みーこ)


 to みーこさん
 ハンドルネームに対してとはいえ、呼び捨ては失礼ではないでしょうか?

 ご質問とは関係ないですが、気になったので失礼しました。(__)

 (INA)

 もともと、どちらにも対応可能?な HN ですので、
気にしなくてもいいですよ。お気遣い恐れ入ります。
 masayoさん、わたしの方法がダメでも
まだいろんな解決策がありますから、たくさんの方が助けてくれますよ。
わからないことは、どんどん書き込んで下さい。
又、並べ替えや検索も簡単になるはずですよ。   (jun53)

ありがとう御座いました。何とか、印刷の方もうまくいきました、初めから、すべての内容を書けばよかったのですが、自分は分かっていても、書き込み説明がたりなかったことで(初心者の私には、どのように説明すればよいのかさえも分からず)すいませんでした。後ひとつ、お願いします。
       A              B                C     D    E      F
 1
 2    物件名                        
 3
 4    住所
 5    日付     部屋番号     仕事内容        金額    備考
 6    1/1      205        *****
 7    2/4      203        *****
 8    3/15      105        ******

(F2)のところに物件ナンバーを入れたいのです。
Sheet.1のC列にあるのですが                         A B C D E   F   G    H

 1  物件名  住所   a@ 日付     部屋番号  仕事内容  金額  備考(1列空き)   
 2  A商事    大阪  125   1/1     205     *****     ***     *** 
よろしくお願いいたします。後、データー入力がんばります。
(masayo)       

 すっかりjun53さんにお任せしてしまいました。
(丁寧なので余地がない)
B4の式の応用で、

=IF(ISERROR(VLOOKUP(B2,Sheet1!A:A,1,FALSE)),"",VLOOKUP(B2,Sheet1!A:G,3,FALSE))

 (Sheet1のA列に物件名がなければ空白、あればSheet1の物件名に対応したC列(A:Gの3列目)を表示)
ISERROR(VLOOKUP(B2,Sheet1!A:A,1,FALSE))の部分はCOUNTIF(Sheet1!A:A,B2)=0でも代用
できます。
(KAMIYA)・・・やっぱり「じゅんこさん」?


ありがとう御座いました。完璧、出来ました。
又、お世話になると、思いますが、その時は、よろしくお願いします。
(masayo)

 INAさんご注意ありがとうございました。jin53さんの3を入力していたときに”さん”をつけたつもりでいました。今後、注意します。
 jin53さん気分害されていましたら、申し訳ありません。
 修正いたしました。
(みーこ)

 がんばり屋の masayoさん、データ入力作業はもう少しでしょうか。
データベース完成が楽しみですね。

 みーこさん、気分は今夜も最高です。
わたしも呼び捨て書き込みをしたことがあります。
どうか気にしないで下さいね。   (jun53)


すいません。完璧に出来たと思ったのですが。2・3枚テストしたのですがその時はエラーなしでした。#N/Aのエラーが出ます。
それも、16行からとか、15行目までは、完璧にできているに
物件名(あ)はいいのですが、物件名(え)の途中からエラーが出るのです
行も24行まであるものもありますが、それは、ちゃんと出来ています。
どうしなのか分かりません。すいませんがお願いします。
物件名(か)などは全滅です。
 A              B                C          D
 1
 2    物件名
 3
 4    住所
 5    日付     部屋番号     仕事内容    金額
 6    1/1      205        *****    ¥*****
 7    2/4      203        *****     ¥*****
 8    3/15      105        ******     ¥***
15  5/12     102       *******    ¥******  
16  #N/A     #N/A        #N/A     #N/A 
17  #N/A     #N/A        #N/A     #N/A   
18  #N/A     #N/A        #N/A     #N/A    
19  #N/A     #N/A        #N/A     #N/A 

のようになります。よろしくお願いします。


 #N/A が出るのは、Sheet1 J列の数式が、
データ入力されたところまでコピーされてないからだと思います。
(データが 700行迄入力されたのに、数式が 500行迄しかコピーされてないとか)
前に、余分に下方コピーしておいても良いでしょう。と書いたのは、
データが増えても即対応するように思ったからです。
予想データ数より 200 or 300行余分に下方コピーしておいても、
たいした数式ではないので、あまり不都合は無いと思います。
 ****************
 少し書き込みが長くなりますが、丁度良かったです。
Sheet1 J列の数式が、チョット大仰なので数式を変更したいのですが?

  Sheet1 J2 に
=IF(A2="","",IF(A2=Sheet2!B$2,MAX(J$1:J1)+1,""))
  と入力し、下にコピー、余分にコピーしておいて下さい。
  又、J1 には文字はいいですが、数字は入力しないで下さい。
  該当検索物件名の件数が 1 から件数分だけ数字で出ます。

  Sheet2 A5 に
=IF(COUNT(Sheet1!$J:$J)<ROW(A1),"",INDEX(Sheet1!D:D,MATCH(ROW(A1),Sheet1!$J:$J,0)))
  として、以下前回と同じです。

 前回の数式でも、今回のでも結果は同じですが、
Sheet1 J列の見栄えがチョット違うだけです。
どちらも、ココですぐコピー出来ますから、お好みでどうぞです。
Sheet1 J列の余分コピーをお忘れ無くです。   (jun53)

 数式を少し修正しました。そしてチョット追加です。
Sheet1 J列の数式が何処まで入力されてるか一目でわかるように
セルに薄い色を付けて(文字では無く、背景色)コピーするといいかもしれませんね。   (jun53)

ありがとう御座いました。
数式が入っていませんでした、データベース(物件名だけ)も1000行になり、これから前のデータを入れるので、どれ位増えるのかわかりません。ありがとう御座いました。


データベース入力終わりました。がんばりました、自分で言うのもなんですが。
2000行を超えました。
そこで問題発生、印刷です。シート2へ物件名をコピーするのですが、物件名のみ一覧抽出できないでしょうか?毎月50件以上印刷しなければなりません。
お願いします。
(masayo)

 masayoさん、入力作業本当にお疲れ様でした。
 数式で抽出する方法も有ると思いますが、オートフィルタを使うやり方です。

 Sheet1 の
 1  物件名  住所     日付   部屋番号   仕事内容   金額   備考   (1列空き)

 の項目 A1(物件名)を選択して
 メニューのデータ 〜 フィルタ 〜 オートフィルタ を選択。
 各項目に▼ボタンが出来ましたね。その各▼からいろいろな抽出法が出来ます、1度試して下さい。

 今回の場合は、この状態からもう1度
 データ 〜 フィルタ 〜 [フィルタオプションの設定] を選択、
 リスト範囲に例えば $A$2:$H$2000 等と入ってますから、
 これを $A$2:$A$2000 と、物件名の項目 A列だけに修正します。

 次に、左下の、[重複するレコードは無視する] にチェックを入れて OK
 これで物件名の一覧が出るので、それをコピーして「一覧表」等に貼り付ける、です。
 元に戻す時は、もう1度オートフィルタを選択するか、
 [重複するレコードは無視する] のチェックをはずして OK で戻ります。

 今回のご質問と違う事ですし、もう設定してるかもしれませんが、
 2行目、シート1番左(2 の数字)を選択して
 メニューのウィンドウ 〜 ウィンドウ枠の固定 で、項目行だけが固定されます。

 既に知ってましたら、ごめんなさい。   (jun53)

 ↑の方法がうまくいって、それで OK でしたら以下の方法も試してみて下さい。
 物件名一覧表が作ってあれば、コピー&ペーストより
 「物件名」選択が楽になるかもしれません。
 下のリンク先を参考にして、簡易リストボックスの便利さを確かめて下さい。

 ライブラリ (e2k)簡易リストボックス
http://www.excel.studio-kazu.jp/lib/e2k/e2k.html

 実際のmasayoさんの表ですと、列幅の関係があると思うので( Sheet2 のB列が狭いかも?)
 Sheet2 の H2 に簡易リストボックスを作り、
 Sheet2 の B2 に  =H2 と参照させた方がいいかもしれません。   (jun53)

すいません。やっぱり分かりません。簡易リストボックスなんとなく分かるのですが
同一シートではないので、私には、応用が利きません。
すいませんが、数式書きこしてくださいお願いします。
(masayo)

 今回は、面倒な数式は使いません。
 が、その前に、オートフィルタ使用 〜 物件名貼り付け は、うまくいきましたか?
 ↑これが [簡易リストボックス] 作成の条件ですよ。

 Sheet2(印刷シート) の H:I 列(この列と限定では無いです)が空いている事がもう1つの条件です。
 B2 に、どの物件名が表示されてるか確認しながら [簡易リストボックス] から
 物件名を選択した方が作業しやすいので、
 ディスプレーサイズと相談して(なるべくならスクロールしなくて済むように)
 実際の貼り付けセルを決めて下さい。

 とりあえず I 列貼り付けとして説明します。
    A       B   C   D    E   F   G      H         I
 1                                    物件名   物件名一覧
 2 物件名   =H2           125         ▼           

 I1 に [物件名一覧] と入力します。
 I2 に [物件名一覧](オートフィルタで抽出したもの) を貼り付けます。

 H1 に [物件名] と入力します。
 H2 を選択して、以下 [ライブラリ (e2k)簡易リストボックス] の手順に従って作業です。
 範囲選択は、I2 からデータ範囲を全て選択して [OK]ボタン です。
 これで ▼ボタン から [物件名] が選択出来ます。列幅は調整して下さい。
 次に、
 B2 に  =H2  と入力
 以上で、完成。うまく表示出来ると思いますよ。 
 H I 列以外で作業したい時も、応用すればできると思います。
 [物件名] が増えたり変更の場合は設定し直しです。
 *********
 もし不都合でしたら以下の事を詳しくお書き下さい。
 1)オートフィルタでの抽出、貼り付けは成功しましたか?
 2)成功したとして、物件名一覧の物件数は何件ですか?
 3)Sheet2(印刷シート) の G列以降はどのような状態ですか?(使用してますか?)
 4)Sheet2(印刷シート) の B2 の列幅はどのくらいですか?(何ポイント?)

 以上をよろしくお願いします。うまくいくといいですね。   (jun53)

ありがとう御座いました。
物件名一覧を作らなかったので簡易ボックスに物件名がひとつしかなくどうして???になってしまいました。大変助かりました。これで、何とかなると思います、初心者の私でも
又、お願いするときもあると思いますが、よろしくお願いいたします。(masayo)


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